Begin 2022 kondigde men een nieuwe wet; De Wtza (Wet toetreding zorgaanbieders), jullie wel bekend. Er was nogal wat paniek omheen en ook ik maakte mij zorgen. Ik had mij bijna, uit pure wanhoop, bij een beroepsvereniging aangemeld.
Want tja, een elektronisch cliëntendossier (ECD) en een kwaliteitsmanagement systeem (KMS). Dat ging ik in mijn uppie niet voor elkaar krijgen.
Vooruit dan maar, dacht ik. Het is niet anders. Al baalde ik enorm. Er hing natuurlijk een aardig kostenplaatje aan.
Het was nog geen 1 juli 2022…nog lang niet. Dus ik dacht: “Rustig afwachten en niet vanuit paniek actie ondernemen”. En dat wachten werd beloond.
Wetten & Eisen
Er is een verschil tussen wetten en de eisen die beroepsverenigingen stellen
Al eerder had ik mijn Wkkgz geregeld via ZZP Nederland. Heel basic. En zij kondigden een webinar aan over de Wkkgz, Wtza, WGBO etcetera. Deze heb ik vol interesse bekeken en ik deel de webinar met jullie onderaan deze tekst. Kun je ‘m zelf bekijken op een rustig moment.
Wat ik geleerd heb? Nou, dat er een verschil is tussen wat een beroepsvereniging aan eisen en regels stelt en wat wettelijk verplicht is. En dat luchtte mij enorm op! Het hoeft helemaal geen gedoe te zijn. Het valt reuze-mee!
Electronisch Cliëntdossier (ECD)
Verplicht of juist niet?
Neem nu een ECD. Dit is geen wettelijke verplichting. Je bent verplicht om cliëntdossiers bij te houden, maar de vorm, dat doet er niet toe. De wet verzoekt wel elektronische inzage. Maar dit hoeft helemaal niet via internet, via een duur systeem.
Dit kan vrijwel kosteloos. Je kunt het via de mail versturen. Het is wel handig om dit in je begeleidingsovereenkomst/ begeleidingsplan te zetten en je cliënt daarvoor te laten ondertekenen. Bij mij ondertekenen mijn cliënten dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de stukken als het eenmaal in hun bezit is.
Heb je een papieren dossier? Scan het in en zet het op een stick. Dit kun je ook doen als je simpel met Word werkt op een beveiligde PC. Of je bekijkt het dossier samen met je cliënt in jouw praktijkruimte. Problem solved.
Kwaliteitsmanagement Systeem (KMS)
KMS/ QMS moet toch mét keurmerk?
Het kwaliteitsmanagement systeem werd overigens niet in de webinar besproken. Dit heb ik zelf uitgezocht en ook hier blijkt een verschil te zijn in wat de wet je verplicht en wat een beroepsvereniging jou kan verplichten.
De wet verplicht dat je een KMS hebt. En dit mag een simpel document zijn waarin je aangeeft op welke wijze jij op systemische wijze invulling geeft aan de kwaliteit van jouw hulp/zorg en hoe je dit kunt verbeteren. Dus het borgen van kwaliteit.
Dit doe je al, op jouw manier. Het is een kwestie van op schrift zetten van al jouw bedrijfsprocessen die van invloed zijn op de kwaliteit van jouw werk. Je kunt het zo gek maken als je wilt, mijn tip, houd het simpel. En vermeld erbij dat het om een “dynamisch document” gaat.
Het hebben van een KMS is dus verplicht. Wat niet verplicht is, is het hebben van een keurmerk, dus de kwaliteitstoets van jouw KMS door een externe partij (zoals KIWA, iso9001). Dat verplichten beroepsverenigingen (vaak) wel. Ook als je meedingt in een aanbesteding, is dit verplicht. Maar verder niet.
Sterker nog, een KMS (of QMS) is een document wat meestal, figuurlijk hè, ergens onderin een la ligt stof te vangen. Misschien is het een uitdaging om er een document van te maken waar je werkelijk wat aan hebt, zodat het je tijd waard is.
Een KMS/QMS is een managementtool om altijd dezelfde kwaliteit en ervaring aan klanten te borgen (en verbeteren). Handig als je personeel in dienst hebt die allemaal dezelfde kwaliteit moeten bieden en als je dit in bedrijfsprocessen (protocollen) wilt gieten. Jantje doet dan niet totaal wat anders dan Pietje waardoor verschil in kwaliteit kan ontstaan.
Ik heb in mijn KMS ook erg eigenwijs het volgende geschreven:
“Tot slot wil ik vooral benadrukken dat de kwaliteit van psychosociale therapie niet te vangen is in regels, wetten en protocollen. Kwaliteit is een subjectieve ervaring en vaak gebaseerd op (onbewuste) verwachtingen van de cliënt/ betrokkene. Kwaliteit begint daarom ook met het uitvragen van verwachtingen en aangeven wat reële mogelijkheden kunnen zijn met betrekking tot mijn begeleiding. Hier transparant over zijn”.
Bewust Kiezen
Wat bij jou en jouw praktijk past
Het gaat mij overigens ook niet over de discussie of je nu wél of niet kiest voor een ECD en een KMS met keurmerk. Wat ik vooral wil benadrukken is dat je een keuze hebt hierin.
Kies voor wat bij jou, jouw manier van werken en de (financiële) omvang van jouw praktijk past. Dat is belangrijk.
Wkkgz regelen
Je kunt dit ook zelfstandig regelen!
Wat betreft het voldoen aan de Wkkgz kun je twee kanten op. Je kunt voor een lidmaatschap gaan bij een beroepsvereniging. Dan heb je meestal ook in één keer alles geregeld. Het ontzorgt je.
Maar er zijn ook onafhankelijke aanbieders, al dan niet met een aanbod in ECD en/of KMS en verzekeringen. Ga vooral kijken welke mogelijkheden er zijn. En kies vooral bij wat op dit moment bij jou als zelfstandige past.
Wil je het zelf regelen? Het is niet zo moeilijk als het lijkt.
Hier de LINK naar de webinar van ZZP Nederland. Het is een beetje “houtje-touwtje”, maar verder heel helder qua inhoud.
Over de auteur
Wie heeft dit artikel geschreven?
Ik ben Roos Streumer, counselor (sinds 2012) en initiatiefnemer en oprichter van Psychosociaal Portaal, een onafhankelijk platform voor psychosociaal professionals.
Mijn doel is op een onafhankelijke manier informatie verstrekken, zodat jij keuzes kunt maken die bij jouw manier van werken en ondernemen past.
Iedere maand stel ik een mooie online magazine samen, genaamd “Post van Portaal”. Je kunt je HIER inschrijven.
Ik nodig iedere professional uit om mee te denken, initiatief te nemen of iets in te brengen! Je kunt het mailen naar info@mentaalonderhoud.nl.
Op dit moment ben ik hier op vrijwillige basis druk mee. En dat kost tijd, energie en ook wat geld (voor deze website onder andere).
Waardeer je mijn werk & inzet en wil je dit platform steunen met een virtueel kopje koffie, zodat ik nog meer aandacht aan kan besteden?
Dank je wel!